Pada saat menggelar suatu acara, pastinya dibutuhkan persiapan yang matang agar bisa berjalan dengan baik. Apalagi jika menggelar acara konferensi yang berskala besar.
Sudah pasti persiapannya harus lebih teliti agar acara berjalan dengan lebih maksimal. Tentunya persiapan perlu dilakukan dari jauh-jauh hari sebelum acara berlangsung.
Ada banyak rangkaian sesi untuk melaksanakan konferensi. Agar tidak bingung dengan hal yang harus dilakukan terlebih dahulu, maka melalui ulasan di bawah ini, kami bagikan 6 tips yang bisa Anda ikuti untuk memaksimalkan acara.
Tips dan Langkah Mudah Memaksimalkan Konferensi
Mengadakan konferensi merupakan salah satu pencapaian terbaik selama berkarier. Ada banyak manfaat yang bisa didapatkan selama melaksanakannya. Seperti mendapatkan beberapa keterampilan atau membangun koneksi baru.
Konferensi sendiri bisa dikatakan sebagai media komunikasi untuk saling tatap muka, dan bertukar pendapat tentang suatu permasalahan yang dihadapi bersama.
Hal ini umum dilakukan dan memiliki berbagai macam jenis sesuai dengan kepentingannya. Ajang diskusi ini memang dilakukan dalam skala besar dan bersifat formal.
Agar acara berlangsung dengan baik, maka perlu dilakukan beberapa hal penting. Mulai dari persiapan hingga acara diskusi selesai dilaksanakan. Karena akan sangat berdampak kurang baik jika dilakukan secara mendadak tanpa ada persiapan yang matang. Untuk memaksimalkannya, bisa dengan melakukan tips di bawah ini.
- Menyusun Rencana dengan Baik
Sebelum menggelar acara konferensi, sudah semestinya Anda menyusun rencana persiapannya dengan baik. Tentunya penyusunan rencana harus dilakukan jauh-jauh hari sebelum acara digelar.
Terlebih lagi, biasanya acara ini akan dihadiri oleh banyak orang. Maka menyusun rencana setidaknya perlu dilakukan 8 bulan sebelumnya.
Pada tahap penyusunan rencana, bisa dimulai dengan menentukan topik yang akan diangkat saat melakukan diskusi. Kemudian bisa membentuk panitia agar acara bisa berjalan dengan lancar. Jangan lupa untuk membuat agenda kerja dan tujuannya.
- Pilih Waktu Pelaksanaan
Langkah selanjutnya, bisa dengan memilih waktu pelaksanaannya. Penentuan waktu menjadi hal penting, agar semua peserta bisa menyisihkan waktu mereka untuk hadir dalam acara ini.
Pada saat menentukan waktu pelaksanaan, Anda juga perlu untuk menyusun jadwal konferensi. Untuk mengawalinya, bisa dengan pidato pembukaan dan dilanjutkan dengan acara diskusi.
Pastikan untuk menentukan durasi setiap sesinya, bisa dimulai dari 45 menit hingga 3 jam tergantung dengan presentasi yang disampaikan.
- Tentukan Lokasi
Hal yang tidak kalah penting dalam mempersiapkan acara konferensi adalah menentukan lokasi. Apalagi peserta yang akan datang biasanya berjumlah banyak, sudah pasti membutuhkan tempat yang luas.
Bukan hanya sekedar luas saja, melainkan tempat tersebut memenuhi standard untuk menggelar acara besar.
Pastikan untuk memilih lokasi yang tidak berisik, memiliki pencahayaan yang baik, dan mudah untuk diakses. Selain itu, akan lebih baik jika acara digelar di dalam ruangan untuk mengantisipasi hujan dan panas.
Tepat sebelum acara akan digelar, jangan lupa untuk mengecek kembali lokasi yang sudah ditentukan. Pastikan semua persiapan dan juga perlengkapan yang dibutuhkan tersedia dengan baik.
Lokasi terbaik untuk menggelar acara besar seperti ini akan terasa lebih nyaman dan efektif jika dilakukan di Sutera Hall.
- Pelajari Materi
Pada saat menggelar konferensi, pastinya akan mengangkat topik tertentu sesuai dengan kebutuhan. Sudah semestinya Anda mempelajari materi dengan baik agar acara bisa berlangsung dengan baik pula.
Buat catatan dari kertas atau alat elektronik agar tidak melupakan materi apa yang akan diangkat saat konferensi digelar.
- Membuat Daftar Hadir
Sudah menjadi hal umum, saat menggelar acara dalam skala besar dibutuhkan adanya daftar hadir tamu undangan yang datang.
Jangan sampai hal penting ini luput untuk Anda persiapkan. Anda bisa membuat daftar hadir dengan mencantumkan nama, kontak, alamat dan berbagai data penting lainnya yang diperlukan.
Adanya daftar hadir ini berfungsi untuk mengetahui siapa saja tamu yang hadir atau tidaknya dalam acara yang digelar. Tidak hanya itu saja, data yang didapatkan juga bisa Anda jadikan patokan saat akan mengundang tamu pada acara penting selanjutnya.
- Melakukan Publikasi
Tidak semua jenis konferensi dilakukan secara terbuka. Biasanya acara yang digelar secara tertutup tidak membutuhkan adanya publikasi. Namun jika acara digelar secara terbuka dan berskala besar, biasanya akan membutuhkan publikasi.
Pada saat ini, publikasi bisa dilakukan siapa saja dengan mudah. Paling mudah dipublikasikan melalui media sosial yang akan menjangkau audiens lebih luas.
Pastikan saat melakukan publikasi, semua persiapan sudah dilakukan dengan baik. Cantumkan juga mengenai informasi narasumber, waktu acara, lokasi, dan informasi penting lainnya.
Publikasi yang dilakukan sebelum acara berlangsung, biasanya bertujuan untuk menarik banyak orang menghadiri acara yang akan digelar.
Publikasi juga perlu dilakukan setelah acara selesai. Hal ini dilakukan agar semua orang mengetahui jalannya acara dan hasil akhir dari acara yang diselenggarakan.
Enam langkah di atas bisa dilakukan untuk memaksimalkan pelaksanaan acara konferensi. Dilihat secara sekilas, acara ini bisa digelar dengan mudah.
Namun nyatanya, dibutuhkan adanya persiapan yang matang dengan koordinasi yang baik agar acara bisa berjalan dengan lancar. Pastinya Anda harus mengetahui terlebih dulu jenis konferensi apa yang akan digelar nantinya.
Tempat Konferensi Nyaman, Hanya di Sutera Hall
Menggelar acara dalam skala yang besar, pasti membutuhkan persiapan yang sungguh-sunguh. Terlebih lagi saat menentukan lokasi dari acara yang akan digelar.
Pemilihan lokasi tidak bisa dipilih secara sembarangan. Ketahui terlebih dulu luas lokasi yang dipilih, apakah sesuai dengan jumlah tamu undangan nantinya.
Dibutuhkan ruangan yang cukup besar untuk menampung undangan dalam skala besar. Sutera Hall bisa dijadikan rekomendasi lokasi yang tepat. Bukan hanya ruangan luas saja yang bisa Anda dapatkan, melainkan beberapa keuntungan lain seperti berikut.
- Tempat Nyaman
Berada di tempat yang nyaman akan memudahkan para peserta dan tamu undangan untuk lebih fokus dan berkonsentrasi secara penuh. Kami menyediakan ruangan yang nyaman, tidak berisik, tertutup, dan bisa disesuaikan dengan jumlah tamu undangan yang telah ditentukan.
- Didukung Fasilitas Terbaik
Ruangan yang luas dan didukung dengan fasilitas terbaik mampu meningkatkan kenyamanan. Kami selalu memastikan setiap ruangan mendapatkan fasilitas terbaik. Mulai dari perabotan maupun perlengkapan yang dibutuhkan. Tersedia juga perlengkapan untuk mendukung acara berlangsung dengan baik seperti proyektor.
- Lokasi yang Mudah Dijangkau
Sutera Hall dibangun di tempat yang strategis dekat dengan transportasi umum. Hal ini akan memudahkan tamu undangan untuk hadir di acara yang Anda gelar. Jadi, setiap tamu undangan tidak akan kesulitan untuk menemukan tempat pertemuannya.
Menggelar acara dalam skala besar memang membutuhkan tempat terbaik agar semua tamu undangan bisa merasa nyaman.
Apa jadinya jika Anda salah menentukan lokasi untuk menggelar konferensi? Bisa dipastikan hasil yang didapat oleh tamu undangan akan terasa kurang maksmimal.
Hal seperti ini bisa terjadi bukan karena kurangnya persiapan pada acara yang digelar. Melainkan lokasi yang kurang nyaman dan tidak memadai.
Akan lebih baik jika Anda reservasi tempat di Sutera Hall yang sudah jelas memberikan tempat yang nyaman untuk tamu undangan. Segera booking tempat di Sutera Hall dengan menghubungi cs kami sekarang juga!
