Dalam dunia bisnis, bertemu secara langsung atau tatap muka untuk membicarakan suatu hal yang penting secara profesional dianggap sangat krusial. Untuk ituAnda tentu memerlukan tempat pertemuan yang mendukung. Tidak jarang banyak pebisnis yang sewa ruang konferensi untuk agenda pertemuan bisnisnya.
Kebutuhan bertatap muka saat hendak bertemu klien akan jauh lebih efektif dibandingkan ketika Anda hanya berinteraksi melalui virtual. Ruang konferensi inilah yang dianggap cocok untuk mendukung interaksi dua arah Anda ketika ada jadwal rapat ataupun konferensi penting.
Alasan Mengapa Sewa Ruang Konferensi Jadi Favorit untuk Pebisnis
Sewa ruang konferensi merupakan pilihan yang sampai saat ini banyak dilakukan oleh perusahaan untuk mengadakan rapat ataupun pertemuan bisnis. Meskipun sebenarnya pertemuan ini sudah bisa digunakan melalui meeting online, namun pertemuan dengan tatap muka dianggap jauh lebih efektif.
Pentingnya suatu agenda pertemuan atau rapat, membuat pemilihan ruang konferensi sering dianggap sebagai hal yang paling krusial, terutama ketika Anda hendak sewa ruang konferensi. Hal ini agar perusahaan dapat memberikan kesan yang baik terhadap klien dan agenda rapat dapat berjalan dengan lancar.
Tidak hanya pemilihan ruangannya saja yang perlu diperhatikan, tetapi tema ruangan hingga fasilitas yang disediakan dalam ruang konferensi tersebut juga perlu diperhatikan. Harus diusahakan yang terbaik agar agenda pertemuan Anda akan terasa lebih nyaman dan mengesankan.
Tidak hanya itu saja, ketika Anda berhasil mengadakan pertemuan di ruang rapat yang tepat, hal ini justru akan mencerminkan bisnis Anda yang semakin terpercaya dan sempurna untuk diajak bekerja sama dengan klien.
Di era yang serba modern ini, ada beberapa alasan mengapa masih banyak perusahaan yang memilih untuk sewa ruang konferensi ketika hendak mengadakan pertemuan bersama klien:
1. Sangat Cocok untuk Dijadikan Ruang Rapat yang Privasi
Ketika Anda mengadakan rapat bersama klien, tentunya hal ini merupakan perbincangan yang privasi dan hanya orang-orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya. Isi perbincangan rapat yang bersifat rahasia dan sangat sensitif memerlukan ruangan yang privasi juga.
Oleh karena itu, banyak keputusan-keputusan rapat yang sengaja dibuat di balik dinding dan pintu tertutup dari ruang konferensi. Kecuali jika Anda mengadakan meeting space yang bersifat terbuka dan tidak masalah jika ada orang lain yang dapat ikut mendengarkan perbincangan rapat.
2. Dapat Menghubungkan Bagian-bagian Penting dalam Bisnis Anda
Ruang konferensi memiliki peran yang dapat menghubungkan beberapa bagian penting dalam bisnis Anda, termasuk divisi atau departemen yang cenderung banyak apabila ukuran perusahaan Anda besar.
Untuk itu, tidak heran jika banyak perusahaan baik kecil maupun besar, memilih ruangan konferensi untuk tempat mengadakan rapat.
3. Partisipan Jauh Lebih Fokus di Sepanjang Rapat
Ketika mengadakan sebuah rapat atau pertemuan yang membahas tentang hal penting dalam bisnis, tentunya Anda ingin partisipan yang lain tetap fokus dan berminat dengan topik yang Anda perbincangkan.
Maka dari itu, sewa ruang konferensi mungkin bisa menjadi salah satu solusinya. Berbeda dengan ruang meeting yang terbuka, ruang konferensi justru memang didesain untuk perbincangan tertutup dan tidak mudah terdistraksi oleh gangguan dari luar.
Anda jadi tidak perlu takut lagi dengan suara bising dari luar, seperti klakson kendaraan, keramaian perkotaan, dan lainnya yang akan mengganggu fokus dari setiap partisipan yang hadir dalam pertemuan.
4. Mampu Mengumpulkan Karyawan
Setelah pandemi berakhir, setiap aktivitas kantor mungkin masih diharuskan untuk tetap dilakukan di rumah dan dilarang untuk berbaur dengan para kolega lainnya, termasuk dengan klien sendiri. Dengan situasi seperti ini, tentu membuat terciptanya jarak atau gap antar karyawan.
Oleh karena itu, supaya Anda bisa membuat karyawan yang lain dapat saling berbaur kembali, Anda bisa menggunakan ruang konferensi yang tepat dengan fasilitas lengkap sesuai kebutuhan.
Cobalah untuk menggunakan ruang konferensi ketika Anda ingin mengadakan diskusi penting atau sekadar brainstorming dengan karyawan lainnya. Dengan begitu, Anda mampu membuat para karyawan yang lain akan kembali berbaur satu sama lain.
Bagaimana Sewa Ruang Konferensi yang Tepat untuk Bisnis?
Setelah Anda mengetahui apa saja manfaat dari mengadakan pertemuan di ruang konferensi, Anda mungkin bertanya-tanya tentang kriteria ruang konferensi yang tepat apabila Anda hendak menyewanya.
Mengingat bahwa ruangan ini merupakan ruangan vital yang dapat mendukung kelancaran agenda rapat, Anda perlu tahu apa saja kriteria ruang konferensi yang tepat untuk bisnis Anda. Tidak hanya kegiatan rapat, ruangan ini juga bisa digunakan untuk seminar dan aktivitas formal lainnya untuk kepentingan bisnis.
Agar mampu menyediakan interior ruang konferensi yang unik dan tepat untuk klien atau para partisipan yang hadir, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan dan pastikan ada pada ruangan konferensi ketika menyewanya. Berikut ulasannya.
1. Ruang Konferensi Bermodel Classroom
Percaya atau tidak, saat ini banyak sekali ruang konferensi yang membawakan tema seperti ruang kelas pada umumnya. Tema yang satu ini mampu melibatkan banyak orang. Anda bisa menggunakannya untuk keperluan seminar, penyelenggaraan ujian, hingga diskusi publik.
Salah satu keunggulan dari ruang konferensi dengan desain ruang kelas adalah tersedianya berbagai macam alat bantu untuk mempresentasikan materi yang akan Anda sampaikan, seperti laptop, layar proyektor, dan lainnya.
Dengan sewa ruang konferensi seperti ini, Anda akan menemukan khas berupa satu baris meja dengan kursi di depan, serta membelakangi dinding dan menghadap langsung ke partisipan. Dekorasi seperti ini cocok untuk buat para audiens menjadi fokus kepada pembicara.
2. Ruangan U-Shape
Apabila agenda rapat Anda menghadirkan seorang pembicara atau presenter, pilihlah ruang konferensi dengan desain u-shape, yaitu meja yang berbentuk U dan pembicara akan duduk di bagian terbuka dari meja tersebut.
Model ruangan seperti ini akan memudahkan perhatian para peserta pertemuan agar terpusat kepada pembicara.
3. Menyediakan Berbagai Macam ToolsMendukung
Supaya presentasi atau rapat Anda menjadi lebih berkesan dan profesional, Anda memerlukan ruang rapat yang setidaknya menyediakan banyak alat bantu teknologi untuk memudahkan Anda dalam presentasi. Misalnya proyektor, layar elektrik, audio, video conferencing, dan lainnya.
Dengan ketersediaan alat teknologi yang mumpuni, klien Anda akan berpikir bahwa bisnis Anda termasuk bisnis yang maju dan telah mengikuti perkembangan digital.
Itulah dia ulasan mengenai apa saja manfaat dari ruang konferensi dan bagaimana tips memilih ruang konferensi yang tepat untuk bisnis Anda.
Apabila Anda masih bingung dalam memilih ruang konferensi yang cocok untuk agenda bisnis Anda, tidak perlu khawatir karena Anda bisa sewa ruang konferensi di Sutera Hall.
Apa saja yang bisa Anda dapatkan di Sutera Hall?
- Tersedia ruangan dengan luas yang bervariasi, sehingga Anda bisa memilih tipe ruangan rapat yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
- Menyediakan beberapa fasilitas, seperti VIP Lounge, backstage, ruang ganti, tempat parkir, dan pre-function area yang bisa Anda gunakan selama acara berlangsung.
- Menyediakan ruangan multifungsi yang tidak hanya untuk mengadakan seminar atau rapat, tetapi juga bisa untuk venue pernikahan, konser, hingga pameran.
- Ditangani langsung oleh tim produksi terbaik yang profesional di bidangnya, agar acara atau agenda yang Anda langsungkan dapat berjalan dengan lancar.
Tidak hanya itu, Anda juga bisa mendapatkan promo menarik apabila ingin sewa ruang konferensi di sini. Tunggu apalagi? Lengkapi kebutuhan bisnis Anda dengan memilih ruang konferensi yang nyaman di Sutera Hall!
