Pernahkah Anda menonton konser? Atau justru sekarang Anda sendiri yang akan menyelenggarakannya? Konser merupakan acara atau event yang paling meriah dan biasanya banyak dihadiri oleh penonton, karena acara ini seru dan dapat menghilangkan rasa bosan. Apalagi jika konsernya merupakan konser musik.
Menggelar konser tunggal atau recital merupakan dambaan untuk semua musisi. Di dalam acara ini, Anda bisa sekaligus menghasilkan banyak karya dan langsung dinikmati penonton. Tidak hanya musisi, perusahaan, ataupun komunitas lainnya juga bisa menyelenggarakan acara ini.
6 Hal yang Harus Dipersiapkan untuk Menggelar Konser
Event organizer yang merupakan penyelenggara sebuah acara, harus bisa melangsungkan acara dengan matang dan detail. Jika Anda merupakan bagian dari panitia event atau EO, ada beberapa hal yang bisa Anda perhatikan untuk menyelenggarakan acara yang sukses dan lancar.
Untuk mempermudah Anda dalam menyelenggarakan acara, langkah awal yang paling tepat adalah berfokus pada hal umum sebelum mengadakan event tertentu, seperti acara pameran, konser, dan lainnya.
Beberapa hal berikut ini tidak bisa disepelekan, karena jika tidak dipersiapkan dengan baik dan dengan porsi yang tepat, akan menimbulkan permasalahan seperti miskomunikasi antar pihak, kerugian biaya, hingga rundown acara yang berantakan dan tidak lancar.
Untuk itu, beberapa hal yang perlu Anda persiapkan sebelum mengadakan sebuah event secara umum yaitu sebagai berikut:
- Set-up Meeting
Set-up meeting merupakan agenda sebelum mengadakan acara untuk menentukan dan menemukan pondasi juga konseptual acara. Di dalam rapat ini, bisa memastikan bahwa hal yang dibutuhkan untuk event dan konsepnya sudah terpenuhi sesuai dengan harapan.
Jika rapat ini sukses dan lancar, kemungkinan besar juga event yang akan Anda laksanakan bisa sukses, karena Anda berhasil memenuhi semua kebutuhan penyelenggaraan event.
- Rancangan Anggaran Biaya
Bicara soal event penting atau acara lainnya, tidak akan jauh dari yang namanya biaya. Semua hal perlu dipersiapkan dan tentu membutuhkan biaya, bahkan untuk menyewa venue pun perlu anggaran biaya.
Jadi, inilah pentingnya untuk menentukan anggaran di awal. Hal ini dikarenakan Anda perlu mengontrol pengeluaran atau pembelanjaan agar anggarannya tidak melebihi jumlah dana yang Anda miliki.
Setelah merencanakan anggaran biaya, maka Anda bisa membagikan tugas lainnya kepada berbagai divisi.
- Membuat Check List
Apa tujuan dari membuat check list? Pada dasarnya, membuat check list dapat mempermudah Anda untuk tidak melewatkan satupun pekerjaan dalam mengadakan suatu acara atau event. Terlebih, dalam mempersiapkan sebuah event tentu ada banyak hal yang harus dikerjakan.
Bisa dibilang, check list dapat menjadi solusi yang paling tepat untuk memastikan terlaksananya atau tidak sebuah event.
- Membuat Rundown
Setiap acara tentu harus memiliki rundown yang sistematis dan juga terjadwal. Rundown sendiri merupakan susunan acara yang jelas, sehingga acara yang diselenggarakan menjadi lebih terarah.
Rundown bisa saja terus diperbaharui karena tidak semua susunan acara dapat berjalan lancar dan sesuai keinginan, seperti perpindahan lokasi acara, pemateri yang tidak hadir, hingga isi konten acara yang berubah.
- Koordinasi dengan Vendor
Dalam menyelenggarakan sebuah acara biasanya Anda tidak bisa melakukannya sendirian, karena Anda pasti membutuhkan yang namanya pihak ketiga atau vendor.
Vendor ini bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan Anda nantinya, seperti vendor venue, souvenir, dekorasi, dan masih banyak lagi. Perlu diingat, bahwa pihak vendor harus dipersiapkan dan ditentukan dari jauh-jauh hari sebelum acara dilaksanakan.
- Pembagian Tugas Kerja
Persiapan event penting diperlukan kerja sama tim yang baik. Agar tidak ada pekerjaan yang terlambat diselesaikan atau bahkan terlewat, buatlah timeline kerja yang berisi pembagian tugas setiap anggota tim beserta dengan check listnya.
Jika pembagian timeline kerja ini tidak dibuat dengan baik, bisa saja hal-hal yang sudah dipersiapkan dari jauh-jauh hari seperti pemesanan souvenir, penyewaan ruangan atau lokasi, akan tidak terlaksana dengan baik bahkan ketika sudah mendekati hari-H.
Sutera Hall, Tempat Terbaik untuk Menyelenggarakan Konser
Anda ingin menyelenggarakan konser tetapi bingung harus mempersiapkan apa? Nah, selain 5 hal yang harus dipersiapkan seperti penjelasan di atas, untuk menyelenggarakan sebuah konser, ternyata banyak hal yang perlu dipersiapkan lagi untuk tambahannya seperti berikut:
- Target Penonton
Sebelum menyelenggarakan sebuah konser, Anda perlu menentukan terlebih dahulu siapa target penonton dari acara konser Anda. Apakah remaja, dewasa, dan berapa kira-kira jumlah penonton yang Anda harapkan.
Hal ini dilakukan agar Anda bisa mengukur seberapa banyak kategori penonton yang bisa mengikuti acara Anda.
- Promosi
Agar penonton atau tamu yang datang semakin ramai, penting untuk melakukan promosi atau iklan terkait terselenggaranya acara konser. Hal ini tentu saja berkaitan dengan jumlah tiket yang akan terjual.
Semakin banyak dan tepat promosi yang Anda lakukan, semakin besar kemungkinan jumlah pengunjung yang akan datang.
- Waktu
Kunci kesuksesan dan kelancaran sebuah konser dapat dilihat dari pemilihan waktunya. Misalnya, jika target penonton Anda adalah remaja, pastikan untuk diselenggarakan di luar jam sekolah. Dengan begitu, Anda bisa memaksimalkan jumlah penonton.
- Event Organizer
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa setiap akan mengadakan sebuah acara penting, Anda biasanya membutuhkan bantuan dari pihak ketiga salah satunya seperti event organizer.
Setelah menentukan konsep acara, Anda harus menyerahkan keperluan perlengkapan, detail peralatan, hingga keamanan kepada event organizer.
- Venue
Terakhir, yaitu menentukan lokasi atau venue untuk acara konser musik. Selain event organizer, Anda juga harus bekerja sama dengan vendor venue untuk menentukan lokasi acara konser yang sesuai dengan kebutuhan.
Salah satu pilihan vendor venue untuk lokasi konser yang terbaik adalah Sutera Hall yang memiliki banyak pilihan ruangan dan juga fasilitas yang lengkap. Beberapa fasilitas yang disediakan yaitu:
- Changing room berjumlah 4 ruang untuk tamu dan juga talent dengan ukuran tiap ruangannya yaitu 21 m².
- Akses untuk ke tempat publik seperti Mall Alam Sutera.
- VIP Lounge dengan luas 21 m² yang dilengkapi dengan meja rapat dan lounge area untuk kenyamanan dan privasi dari tamu.
- Parking area
- Backstage dengan luas 116 m² yang mengakomodasi berbagai peralatan logistik.
- Pre-function area.
Dengan tema setiap ruangan yang mengombinasikan tema klasik bercampur kontemporer, menyajikan venue terbaik untuk konser yang nyaman.
Untuk ruangannya sendiri, kami menyediakan berbagai jenis ruangan untuk venue konser yaitu sebagai berikut:
- Main Hall, dengan luas 1658 m², terdiri dari ruangan teater dan class room dengan maksimum tamu 3000 orang.
- Cisadane 1, dengan luas 152 m² dan maksimum tamu 200 orang.
- Cisadane 2, dengan luas 170 m² dan maksimum tamu 250 orang.
- Cisadane 3, dengan luas 170 m² dan maksimum tamu 250 orang.
- Cisadane 4, dengan luas 170 m² dan maksimum tamu 250 orang.
Sutera Hall berlokasi di Tangerang Selatan yang dekat dengan Mall Alam Sutera yang dapat mendukung semua jenis event atau acara penting Anda.
Sutera Hall tidak hanya melayani kebutuhan acara konser, tetapi juga beberapa acara penting lainnya seperti acara pernikahan, pameran, seminar, hingga conference.
Nah, itu dia beberapa hal yang harus Anda persiapkan untuk menyelenggarakan sebuah konser. Apabila Anda membutuhkan venue yang tepat dan terbaik, jangan lupa untuk menghubungi Sutera Hall!
