Sebelum menyewa ruang seminar, tentunya Anda perlu mempertimbangkan dan mempersiapkan banyak hal. Seminar merupakan suatu acara yang biasanya digelar oleh perusahaan atau organisasi dengan jumlah partisipan yang lebih dari 10 orang, belum termasuk pemateri dan moderator acara.
Umumnya seminar dilaksanakan untuk berbagi pengetahuan atau materi tertentu yang sekiranya bisa mendukung kinerja program atau pendampingan khusus para peserta. Karena acara seminar dinilai cukup formal, maka sewa ruangan seminar perlu dimaksimalkan agar memberikan kesan positif bagi para partisipan.
Kira-kira apa saja hal yang diperlukan untuk sebuah acara seminar? Ada beberapa hal krusial yang wajib Anda perhatikan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. Simak selengkapnya pada ulasan di bawah ini.
Sewa Ruangan Seminar: 4 Perlengkapan yang Wajib Diperhatikan
Jika Anda baru pertama kali menjadi panitia acara seminar dan bertugas untuk mempersiapkan tempat, jangan khawatir, kami akan membantu Anda untuk mendapatkan tempat sewa ruangan seminar terbaik.
Berikut beberapa perlengkapan yang wajib Anda perhatikan ketika mencari tempat seminar:
- Akses Listrik yang Memadai
Ketika akan mencari tempat sewa ruangan seminar, hal pertama yang wajib diperhatikan adalah akses listriknya. Akses listrik memiliki peran yang cukup krusial, karena biasanya materi akan disampaikan melalui proyektor.
Pemateri juga memerlukan pengeras suara agar partisipan bisa mendengar dengan jelas materi yang sedang dibicarakan.
Tentunya semua hal itu memerlukan listrik yang bisa berfungsi dengan baik. Aksesnya pun harus mudah dijangkau, seperti seberapa jauh kabel yang dibutuhkan. Pastikan titik aksesnya dekat dengan pusat operasi perlengkapan seminar yang memerlukan listrik.
- Peralatan Elektronik yang Lengkap
Perlengkapan kedua yang wajib diperhatikan saat mencari tempat sewa ruangan seminar adalah peralatan elektronik seperti LCD proyektor dan sound system.
LCD proyektor biasanya digunakan untuk menampilkan gambar, data, atau video dari komputer pada sebuah layar atau bidang datar seperti tembok.
Pastikan LCD proyektor yang tersedia bisa berfungsi dengan baik. Gambar atau video bisa terlihat dengan jelas oleh peserta yang duduk dengan jarak tidak terlalu dekat.
Biasanya, kontras warna pada proyektor sangat berpengaruh pada ketajaman tampilan, ini bisa sesuaikan dengan pengaturan di komputer Anda.
Lalu untuk sound system, pastikan jumlahnya sesuai dengan kebutuhan Acara seminar. Apabila acaranya mengundang banyak partisipan, sound system yang diperlukan biasanya akan lebih dari satu.
Pastikan suaranya bisa terdengar dengan jelas, tidak mendengung, dan pengaturan volumenya sudah sesuai.
- Papan dan Peralatan Tulis
Jika Anda menyelenggarakan acara seminar yang bersifat practice sharing knowledge, biasanya pemateri memerlukan papan dan peralatan tulis untuk memperjelas materi yang sedang dipresentasikan.
Pastikan Anda sudah mengecek ketersediaan papan dan peralatan tulis tersebut di tempat sewa ruangan seminar, apakah papannya masih layak untuk dipakai dan alat tulisnya lengkap atau tidak. Jika sudah, artinya tempat sudah bisa Anda gunakan.
- Kursi dan Meja yang Nyaman
Perlengkapan terakhir adalah kursi dan meja yang nyaman. Pastikan semua kaki meja dan kursi dalam kondisi yang baik sehingga peserta dan pemateri bisa duduk dengan nyaman.
Jumlahnya pun bisa disesuaikan, lebih baik Anda memesan kursi dan meja dengan jumlah yang lebih untuk mengantisipasi partisipan yang berlebih.
Biasanya, meja untuk pemateri bentuknya akan berbeda dengan partisipan. Pemateri membutuhkan meja yang lebih lebar untuk menyimpan laptop dan perlengkapan presentasi lainnya.
Apa Saja yang Diperlukan untuk Seminar?
Setelah mempersiapkan aspek ruangannya, Anda juga perlu mempersiapkan beberapa peralatan yang diperlukan selama seminar berlangsung, di antaranya sebagai berikut:
- Brosur
Brosur adalah media pemasaran yang efektif untuk menginformasikan seminar. Masukkan detail seminar secara lengkap seperti topik, pemateri, waktu, dan lokasi. Agar lebih menarik, Anda juga bisa memberikan informasi singkat dalam bentuk percakapan.
- Kartu identitas
Peralatan yang diperlukan berikutnya adalah kartu identitas. Dengan adanya kartu identitas, semua tim bisa terorganisir dengan baik. Bahkan bisa menjadi tanda panitia di dalam ruang seminar, sehingga tidak ada orang dari luar yang masuk sembarangan.
- Handout
Handout ini berupa tulisan ringkasan materi seminar yang disampaikan. Penjelasan singkat ini bisa memberikan peserta sejumlah wawasan tentang topik dan diskusi seminar.
Selain itu, Anda juga bisa menambahkan profil pembicara ke setiap handout yang diberikan, agar peserta mengetahui latar belakang pembicara dan topik yang diajukan sebagai bahan diskusi.
- Alat Tulis
Perlengkapan lainnya adalah alat tulis atau pulpen. Pulpen harus disiapkan untuk mengisi informasi pribadi peserta. Dengan mengumpulkan informasi sebelum masuk ke acara seminar, Anda bisa tahu ada berapa orang dan siapa yang saja yang ikut serta dalam acara tersebut.
Selain itu, pulpen juga bisa dijadikan sebagai cenderamata bagi mereka yang datang ke seminar tersebut.
- Buku Tamu
Di buku tamu, peserta bisa mengisi nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Buku tamu ini berfungsi untuk mendata peserta yang ikut, dan Anda juga bisa dengan mudah memberikan informasi terkait seminar ke nomor telepon atau alamat email yang dicantumkan.
- Souvenir
Jangan lupa juga untuk menyiapkan souvenir bagi para peserta. Anda dapat menghadiahkan tas kecil untuk cenderamata yang berisikan buku catatan, pulpen, brosur, poster, stiker, minuman, dan lainnya.
Cenderamata ini juga sebagai simbol ucapan terima kasih kepada peserta yang telah berpartisipasi dalam acara seminar.
- Spanduk
Cetaklah spanduk dengan informasi singkat, tetapi tetap menarik pembaca untuk ikut hadir ke acara tersebut. Misalnya memperkenalkan tema acara, pembicara, harga tiket dan beberapa sponsor di acara tersebut.
Anda dapat menempatkan spanduk di beberapa tempat strategis untuk dilihat, seperti kampus, sekolah dan tempat lainnya.
Dapatkan Sewa Ruangan Seminar Terbaik di Sutera Hall
Sutera Hall terletak di area Mall Alam Sutera yang lokasinya sangat strategis. Kami memiliki tempat yang sangat memadai untuk mendukung keberlangsungan acara Anda, terutama acara seminar, konferensi, meeting, dan lainnya. Berikut adalah beberapa keunggulan kami:
- Lokasi Strategis.
Tempat kami berada di area Mall Alam Sutera. Lokasinya cukup strategis, berada di dekat bandara, stasiun kereta api, dan bus. Sehingga dapat memudahkan tamu acara untuk mencapainya tanpa takut tersasar.
- Pilihan Paket yang Lengkap
Kami memiliki pilihan paket dan tempat acara seminar yang bervariasi. Harganya relatif terjangkau dan memiliki keunggulan tersendiri. Kami menjamin acara Anda akan berlangsung sesuai rencana.
- Fasilitas yang Unggul.
Kami memiliki 4 ruang ganti pribadi, area belakang panggung, akses langsung ke mall Alam Sutera, VIP Lounge, dan tempat parkir yang luas.
- Tim yang Profesional
Kami bekerja sama dengan tim yang profesional dan berpengalaman, sehingga konsep acara Anda bisa kami handle dengan sangat baik.
Itulah beberapa perlengkapan yang perlu diperhatikan untuk sewa ruangan seminar. Anda bisa memilih Sutera Hall sebagai partner event terbaik Anda.
Untuk informasi lebih lanjut terkait penawaran kami, silakan klik tautan berikut. Tunggu apa lagi? Segera dapatkan tempat terbaik untuk acara Anda hanya di Sutera Hall!
