Meeting room atau ruang rapat merupakan ruangan khusus yang berfungsi sebagai tempat untuk rapat, diskusi, maupun berkumpul dengan tujuan khusus. Perusahaan besar di Jakarta biasanya memiliki meeting room pribadi untuk internal. Namun, tak jarang juga perusahaan menyewa meeting room Jakarta untuk melakukan rapat.
Ruang rapat atau meeting room ini biasanya dapat disewa di hotel, rumah makan mewah, serta penyedia hall dan venue khusus. Ada beberapa jenis ruang meeting berdasarkan tata letak ruangannya, berikut informasinya!
Jenis dan Tata Letak Meeting Room Jakarta
Meeting room berdasarkan tata letak dan tujuannya terbagi dalam beberapa jenis, yaitu:
1. Letter U
Jenis ruang meeting dengan tata letak Letter U adalah yang paling umum digunakan dalam perusahaan. Jenis ruang rapat yang satu ini memiliki tata letak dimana meja dan kursi disusun menjadi pola huruf U, dengan kursi-kursi disusun di bagian luarnya.
Biasanya jenis tata letak letter U ini digunakan jika ada dewan direksi dengan jabatan tinggi. Terdapat tempat khusus untuk presentasi di depannya yang dilengkapi dengan fasilitas presentasi seperti proyektor, podium kecil, speaker, pointer, serta keperluan presentasi lainnya.
2. Teater
Jenis meeting room dengan tata letak teater adalah ruangan rapat dengan skala besar. Meeting ini biasanya dihadiri oleh banyak orang, baik dari dalam maupun luar dari perusahaan. Tata letak teater ini berupa meja dan kursi disusun sejajar, kemudian mengarah ke depan, yaitu podium atau panggung untuk presentasi.
3. Konferensi
Konferensi adalah jenis ruang rapat dengan satu meja panjang sebagai titik pusat, kemudian dikelilingi oleh kursi-kursi untuk para anggota rapat. Tata letak ini memungkinkan pembahasan yang intens dan mendalam karena seluruh peserta rapat dapat berkomunikasi dengan aktif.
4. Berongga
Mirip dengan konferensi, namun tata letak ruang meeting berongga ini menyisakan sedikit ruang kosong dalam posisi segi empat ataupun lingkaran. Sama seperti konferensi, tata letak ruang rapat berongga ini memungkinkan peserta untuk saling berkomunikasi secara dekat.
Itulah beberapa jenis tata letak meeting room Jakarta yang mungkin belum Anda ketahui. Anda bisa memilih salah satu tata letak tersebut sesuai dengan keperluan, skala dan tujuan rapat. Baik rapat skala besar, kecil, dengan podium presentasi ataupun tidak. Saat Anda telah memilih jenis tata letak dan akan menyewa meeting room, ada beberapa fasilitas untuk menunjang kegiatan rapat yang harus Anda perhatikan. Apa sajakah fasilitas tersebut? Mari simak informasinya!
Fasilitas-Fasilitas yang Dibutuhkan Untuk Meeting Room Jakarta
Biasanya, perusahaan yang menyewa meeting room Jakarta di luar kantor merupakan perusahaan kecil yang tidak memiliki cukup ruang. Ataupun perusahaan besar yang memiliki rapat penting besar maupun rapat eksternal seperti dengan client, pemasok, maupun dari perusahaan lain.
Oleh sebab itu, Anda perlu fasilitas-fasilitas meeting room yang dapat menunjang kesuksesan rapat tersebut. Berikut fasilitas yang harus ada dalam ruang rapat:
1. Ruangan yang Nyaman
Ruangan yang nyaman, dengan kursi dan meja yang nyaman pula adalah kunci dari fasilitas yang harus dimiliki oleh jasa penyedia meeting room. Saat rapat, akan sangat penting untuk menjaga suasana nyaman agar para peserta bisa mengutarakan aspirasinya dengan baik.
2. Cahaya dan Akses Listrik
Saat rapat dan bekerja, cahaya lampu dan penerangan adalah salah satu aspek penting untuk membuat ruangan menjadi nyaman. Lebih baik jika ruang rapat memiliki gorden atau penutup jendela yang dapat dibuka dan ditutup sesuai keinginan peserta agar terhindar dari matahari.
Selain itu, akses listrik yang baik beserta kabel sambungnya juga sangat berguna untuk memasang barang elektronik seperti proyektor, LCD, printer, hingga mengecas laptop. Pastikan pula penyedia meeting room memiliki listrik cadangan seperti genset agar tidak mengganggu pertemuan penting Anda saat listrik padam.
3. Perlengkapan Meeting di Ruangan
Meeting room harus memiliki perlengkapan untuk rapat yang memadai. Kebutuhan perlengkapan ini dapat berbeda-beda sesuai dengan kepentingan perusahaan. Namun, minimal penyedia meeting room harus menyediakan peralatan seperti proyektor, papan tulis, alat tulis, spidol dan tintanya, penghapus, LCD, serta printer.
4. Koneksi Wi-Fi
Wi-Fi kini merupakan salah satu kebutuhan utama dalam dunia pekerjaan. Terlebih saat meeting, yang mungkin perlu untuk mengunduh materi presentasi, membuka email, video call, dan sebagainya. Meeting room dengan koneksi Wi-Fi yang baik tentunya akan memudahkan para peserta meeting.
5. Keamanan dan Privasi Terjamin
Pada acara rapat penting yang dihadiri oleh para petinggi, hal ini tentunya menjadi salah satu aspek yang harus diperhatikan. Sebelum menyewa ruang rapat untuk acara penting, pastikan pihak penyedia memiliki sistem keamanan yang baik.
Misalnya terdapat CCTV pada setiap sudut, pos penjagaan Security pada pintu masuk, serta beberapa petugas keamanan khusus yang berfungsi untuk memeriksa barang bawaan setiap tamu yang datang ke acara rapat. Akan sangat baik pula jika terdapat APAR, air hydrant dan pintu darurat untuk mencegah terjadinya bencana.
6. Lokasi yang strategis
Lokasi tempat meeting yang strategis harus menjadi pertimbangan untuk menguntungkan setiap pihak-pihak yang berkepentingan. Akan sangat baik jika lokasi ruang meeting mudah dijangkau oleh seluruh peserta. Misalnya di daerah pusat kota, dekat dengan mall, hingga di daerah yang elit dan bergengsi.
Itulah fasilitas-fasilitas yang wajib ada saat Anda ingin menyewa ruang rapat. Fasilitas lengkap yang membuat nyaman para pesertanya dapat menunjang keberhasilan rapat Anda. Sutera Hall adalah penyedia meeting room Jakarta yang memiliki lokasi strategis, dengan fasilitas lengkap dan suasana nyaman.
Mengapa Anda harus memilih Sutera Hall sebagai penyedia meeting room? Berikut berbagai fasilitas yang bisa kami tawarkan untuk Anda:
Sewa Meeting Room Jakarta dengan Fasilitas Lengkap di Sutera Hall
Sutera Hall merupakan penyedia jasa sewa venue, hall, serta ruangan untuk rapat, seminar, konser, konferensi, dan sebagainya. Sutera Hall terletak di lokasi yang sangat strategis, yaitu di Mall Alam Sutera. Lokasi hall kami terletak di tengah kota dengan akses transportasi yang mudah.
Sutera Hall hanya berjarak 5 menit berjalan kaki dari halte bus terdekat, 30-40 menit berkendara dari stasiun kereta api, serta 40 menit dari bandara. Lokasi yang strategis ini akan memudahkan setiap peserta rapat yang datang dari mana saja.
Kami memiliki berbagai ruangan dan venue dengan skala yang bervariasi. Terdapat venue utama dengan kapasitas hingga 3500 orang, dengan 2100 kursi dan 88 meja. Ada pula ruangan lain beserta paketnya yang dapat Anda pilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Untuk fasilitas, tidak perlu diragukan lagi. Ruangan yang kami sewakan sangat nyaman dan sejuk. Dilengkapi dengan kursi dan meja yang dapat disusun sesuai kebutuhan rapat. Terdapat pula AC pada tiap ruangan untuk menghindari kegerahan.
Kami menyediakan berbagai peralatan multimedia, soundsystem, serta pencahayaan (lighting) yang lengkap. Anda juga tidak perlu khawatir lampu padam mengganggu acara karena kami menyediakan genset pada hari pemakaian ruangan.
Untuk keamanan, kami menyediakan fasilitas keamanan yang lengkap. Mulai dari CCTV, security, sistem peringatan untuk mendeteksi rokok dan panas, air hydrant dan APAR di berbagai area, serta beberapa pintu keluar darurat. Ada banyak fasilitas lainnya yang bisa Anda dapatkan, tergantung pada paket ruangan yang Anda pilih. Fasilitasnya sangat menarik, bukan? Jika Anda ingin menyewa meeting room Jakarta, gunakan Sutera Hall untuk mendapatkan fasilitas-fasilitas terbaik!
